Fünf Word-Hacks für Lehrkräfte

Microsoft Word ist mittlerweile aus dem Lehralltag nicht mehr wegzudenken. Mit der Textverarbeitung können Unterrichtseinheiten geplant, Skripte verfasst und zahlreichen weiteren schreiberischen Tätigkeiten nachgegangen werden. Viele Lehrkräfte verbringen täglich mehrere Stunden in der Applikation, denn diese Aufgaben können oft richtige Zeitfresser sein. In diesem Artikel geben wir euch 5 Tipps mit, um eure Arbeit mit Word effizienter und schneller zu machen.  

1. Die nützlichsten Shortcuts auf einen Blick: Shortcuts alleine können einem die Arbeit mit Word schon erheblich erleichtern. Es ist nämlich nicht nur aus ergonomischer Sicht sinnvoll, die Computermaus so wenig wie möglich zu benutzen und damit Handgelenks- und Unterarmbeschwerden zu vermeiden, sondern ihr könnt mit Shortcuts auch Zeit sparen. Die paar Klicks, die durch die Nutzung eines Shortcuts wegfallen, scheinen erstmal relativ unbedeutend, doch diese zusätzlichen Sekunden können sich auf Dauer zu mehreren verschwendeten Minuten addieren. Auf der Lernplattform Studyflix findet ihr ein nützliches Video zu den wichtigsten Tastenkombinationen für Word.

Wenn euch diese Shortcuts aber nicht reichen, könnt ihr auch ganz einfach eigene Shortcuts für eure meistgenutzten Funktionen einrichten. Dazu geht ihr auf Datei > Mehr > Optionen > Menüband anpassen und wählt dort neben “Tastenkombinationen” unten links den Button “Anpassen” aus. Hier könnt ihr dann in den oberen zwei Kästen so gut wie jeden beliebigen Befehl auswählen und eine Tastenkombination dafür einstellen. Diese speichert ihr mit dem Button “Zuordnen”. 

2. Kopierte Inhalte mit Shortcuts einheitlich formatieren: Wer kennt es nicht: ihr erstellt euer Skript für die nächste Unterrichtsstunde, kopiert dazu Inhalte aus dem Netz oder anderen Dokumenten in ein Word Dokument und schon ist euer übersichtliches Layout komplett zerstört – einige Zeilen sind fett geschrieben, andere in einer kaum lesbaren Schriftart, und manche Absätze sehen jetzt durch scheinbar willkürlich gesetzte Umbrüche aus wie Gedichte. Doch das ist kein Grund zur Panik, denn mit dem Shortcut Strg+Umschalt+N (Cmd+Umschalt+N für MacOS) wendet ihr auf einen markierten Text die Formatvorlage “Standard” an und könnt so im Handumdrehen Schriftart und -größe innerhalb eines Dokuments vereinheitlichen. Die Standard-Formatierung legt ihr unter dem Pfeil rechts unten im “Schriftart” Menü fest, indem ihr die gewünschten Einstellungen auswählt und dann auf “Als Standard festlegen” klickt. 

Wenn ihr in einem markierten Textabschnitt Schriftschnitt und -farbe anpassen und jegliche Links entfernen wollt, nutzt ihr den Shortcut Strg+Leertaste (dieser Shortcut funktioniert nur an Windows-Geräten). Letztlich könnt ihr ungewollte Absätze, die oft beim Kopieren von Texten aus PDF-Dokumenten entstehen, mit der “Suchen und Ersetzen”-Funktion (bei Windows und MacOS auch über den Shortcut Strg+H abrufbar) beseitigen. Dazu gebt ihr unter dem Reiter “Ersetzen” im oberen Feld ^p ein und lasst das untere Feld leer. Dann klickt ihr “Alle ersetzen” und die Zeilenumbrüche im markierten Textabschnitt verschwinden. 

3. Funktionen, um den Überblick über lange Dokumente zu behalten: Vor allem beim Verfassen längerer Texte in Word wie Protokolle oder ausführliche Unterrichtsskripte verliert man leicht den Überblick. Doch auch hier könnt ihr euch das Leben mit ein paar Hacks ein wenig erleichtern, zum Beispiel mit der “Teilen” Funktion, die ihr im Menüband unter dem Reiter “Ansicht” findet. Diese ermöglicht es, gleichzeitig zwei Stellen im Dokument übereinander anzuzeigen und sogar zu bearbeiten. So könnt ihr im direkten Vergleich überprüfen, ob sich innerhalb des Dokuments Informationen doppeln oder widersprechen, Informationen aus einer Textstelle in eine andere übertragen oder einfach an zwei Stellen im Text arbeiten, ohne ständig hin und her scrollen zu müssen. 

Auch mit Umschalt+F5 könnt ihr leicht an mehreren Stellen zeitnah arbeiten. Durch diesen Shortcut könnt ihr mit eurem Cursor an die letzten vier Positionen zurückkehren, an denen Änderungen vorgenommen wurden, und spart euch so das lästige Suchen nach einer Textstelle, an der ihr doch gerade noch gearbeitet habt. Letztlich kann euch auch die Gliederungs-Ansicht unter dem Reiter “Ansicht” einen besseren Überblick über lange Dokumente geben. Diese blendet Bilder und Grafiken aus und strukturiert den Text eines Dokuments mit hierarchischen Überschriften in Stichpunkte. Auch die Umstrukturierung eines Textes wird in dieser Ansicht erleichtert, da die einzelnen Stichpunkte sehr einfach verschoben werden können. 

4. Autokorrektur für effizientes Tippen ausnutzen: Wenn ihr in eurem Lehralltag viel tippen müsst, empfiehlt es sich, die Autokorrektur von Word so zu programmieren, dass sie Abkürzungen automatisch für euch ausschreibt, damit ihr schneller und effizienter schreiben könnt. Die Autokorrektur-Einstellungen öffnet ihr unter Datei > Mehr > Optionen > Dokumentprüfung > AutoKorrektur-Optionen. Hier gebt ihr dann unter “Ersetzen” eine Abkürzung ein und unter “Durch” die ausgeschriebene Version. Hier könnt ihr so allgemein oder individuell vorgehen, wie ihr möchtet. So kann “zb” entweder zu “zum Beispiel” ausgeschrieben werden, oder eben auch zu “Zauberbuch” – ganz so, wie es für euch im Alltag am nützlichsten ist. 

5. Verknüpfte Präsentationen immer zur Hand haben: Standet ihr schon mal zu Unterrichtsbeginn vor eurer Klasse und konntet die Präsentation für die Stunde in eurem eigenen Dokumentenchaos einfach nicht finden? Mit diesem simplen Hack passiert euch das garantiert nie wieder! Über die Funktion “Objekt” unter dem Reiter “Einfügen” könnt ihr nämlich PowerPoint-Präsentationen in ein Word Dokument – in diesem Fall euer Unterrichtsskript – einbetten und könnt so zu jeder Zeit aus dem Skript auf die Präsentation zugreifen. Auch wenn ihr danach die Präsentation nochmal ändert, aktualisiert sich die eingebettete Version durch einen Rechtsklick und das Auswählen von “Verknüpfung aktualisieren”. Auch Excel-Tabellen und PDFs können auf diese Art eingebettet werden. 

Wir hoffen, wir konnten euch einige nützliche Tipps für die Arbeit mit MS Word mit an die Hand geben. Kennt ihr noch weitere Hacks, die wir vergessen haben? Schreibt sie uns gerne in die Kommentare!